Сразу можно сказать, что арендовать онлайн-кассу выгоднее для разовых сделок. Но, как говорится, чёрт кроется в деталях - могут возникнуть непредвиденные расходы.

Арендодатели не спешат уведомлять о дополнительных тратах. Так, когда же выгоднее купить собственную кассу, а когда арендовать?

Кому выгодно онлайн-кассу арендовать

• компаниям, у которых нет постоянных расчетов с покупателями-физлицами
• компаниям с сезонными расчетами
• начинающим предпринимателям и малым компаниям

Если вы решите арендовать кассу, то дешевле обойдется вариант без фискального накопителя. Его можно купить самостоятельно.

Как арендовать кассу, фискальный накопитель и подключиться к оператору фискальных данных (ОФД)

Компания вправе арендовать кассу, при этом важно поставить ее на учет в налоговой. Выберите кассу под свои потребности.

Сейчас арендодатели предлагают разные модели, например для торговых точек, интернет-магазинов и т.п.

Кроме того, некоторые компании разрешают арендаторам бесплатно пользоваться дополнительными функциями, сервисами и устройствами касс (доступ к базе номенклатур, предоставляют банковские терминалы, принтеры для этикеток, денежные ящики и др.)

У каждой компании для конкретной кассы должен быть свой фискальный накопитель. И компания обязана хранить в накопителе чеки в течение пяти лет с даты, когда закончила его применять. Датой окончания применения считается день, в который сформировали отчет о закрытии фискального накопителя.

Также фискальные накопители нельзя переставлять с одной кассы на другую, так как записать в память накопителя регистрационный номер ККТ и ИНН пользователя кассы можно только один раз.

Фискальные накопители рассчитаны на разные сроки применения. Например, накопитель на 13 месяцев могут приобрести компании, которые совмещают льготный и общий режимы налогообложения. Компании, которые оказывают услуги, не могут применять фискальный накопитель сроком менее 36 месяцев.

Для арендованной кассы тоже нужен накопитель. Иногда арендодатели включают его стоимость в арендную плату, поэтому сразу платить за покупку не требуется.

Но в случае досрочного расторжения договора с арендатора возьмут комиссию в размере стоимости фискального накопителя. Арендатор вправе отказаться от такой услуги и приобрести накопитель самостоятельно.

Компания самостоятельно заключает договор с оператором фискальных данных (ОФД). Но можно арендовать кассу с уже предоплаченным подключением. В этом случае не нужно платить за услуги оператора сразу на год вперед, стоимость услуг оператора входит в арендную плату.

Но компания может и сама приобрести услуги ОФД на любой срок - день, месяц, квартал, год. Операторы предлагают дополнительные услуги (просмотр выручки, возвратов, среднего чека, выгрузка отчетов о продажах, регистрация и снятие кассы с учета без визита в инспекцию и др.)

Обратите внимание на договор аренды кассы

Договоры на аренды кассы составляют арендодатели. Прежде чем подписать документ, прочитайте главные условия договора:

• какой срок значится в договоре
• какую комиссию понадобится заплатить в случае досрочного расторжения договора

Арендодатели не спешат заключать договор на срок менее года, так как минимальный срок службы фискального накопителя - 13 месяцев.

Если фискальный накопитель входит в стоимость аренды, при досрочном расторжении потребуют заплатить комиссию.

Если фискальный накопитель на 13 месяцев, средняя комиссия 6 000 рублей. За накопитель на 36 месяцев потребуют доплатить 10 000 рублей.

Если вы заключаете договор меньше чем на год, выгоднее арендовать кассу без фискального накопителя. В таком случае вы покупаете его сами, но аренда обойдется дешевле.

Арендодатели сами обслуживают кассу, которую вы возьмете в аренду. А в случае поломки ремонтируют или заменяют ККТ. Проконтролируйте, чтобы условия об обслуживании были в договоре.

При получении онлайн-кассы, потребуйте у арендодателя акт приема-передачи. В дальнейшем он поможет подтвердить расходы на аренду при проверке расчета налога на прибыль.

Кто регистрирует и снимает с учета ККТ

Арендатор сам регистрирует онлайн-кассу в налоговой, а когда договор аренды закончится, снимает ККТ с учета.

Сделать это можно:  через личный кабинет на сайте ФНС, отправить бумажные заявления по почте или лично в инспекцию. Арендодатели обычно требуют предупредить о возврате кассы за 30 дней.

Некоторые арендодатели сами регистрируют кассу, настраивают ее и полностью готовят к использованию. Кроме того, обучают работников применять кассу и обеспечивают круглосуточную техподдержку.