Работник на удалёнке. Какие документы оформить? Как начислять налоги и взносы?

С развитием информационных технологий применение дистанционного труда в отдельных сферах деятельности стало уже обычным делом.

Вне места расположения работодателя могут работать специалисты с разной степенью квалификации: инженеры, юристы, переводчики, журналисты, редакторы, дизайнеры, программисты, бухгалтеры, аудиторы и другие, деятельность которых не связана с изготовлением каких-либо изделий.

Особенности регулирования труда дистанционных работников установлены в главе 49.1 ТК РФ (введена Законом от 05.04.2013 № 60-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации").

По определению, приведенному в статье 312.1 ТК РФ:

Дистанционная работа - это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного (структурного) подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета.

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.

Взаимодействие работодателя и работника

Если предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи. Каждая из сторон этого обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором.
Если работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под подпись, с приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и другими документами, можно также это сделать путем обмена электронными документами между дистанционным работником и работодателем
Если дистанционный работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, представить работодателю объяснения либо другую информацию, такой работник может сделать это в форме электронного документа.

Порядок обмена документами между дистанционным работником и работодателем

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводе на другую работу, приказа об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.)

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Что касается дистанционного работника, при представлении им заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику копии документов:

или по почте заказным письмом с уведомлением
или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа

Нужно ли направлять работнику бумажный экземпляр договора?

Да, нужно. Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора на бумажном носителе.

Срок направления письма - не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора.

Каким образом работник должен предъявить документы, требуемые работодателем?

Документы для оформления на работу (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, СНИЛС, документы воинского учета, документ об образовании и др.), могут быть предъявлены работодателю путем электронного обмена, либо по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Надо ли вносить запись о дистанционной работе в трудовую книжку?

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку удаленного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка такому работнику может не оформляться (ч 6 ст 312.2 ТК РФ).

В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, который был направлен работнику в бумажной форме.

Если соглашения сторон о невнесении записей в трудовую книжку нет, то работодатель вносит соответствующие записи в обычном порядке.

Нужно ли заключать трудовой договор, если дистанционный работник - россиянин или иностранный гражданин, выполняющий свои обязанности, находясь за пределами РФ?

В этом случае трудовой договор заключать нельзя.

Согласно разъяснениям Минтруда, наше трудовое законодательство действует только на территории России. Поэтому его нормы не могут распространяться на отношения с человеком, находящимся за границей.

Единственная альтернатива - заключение гражданско-правового договора об оказании услуг либо о выполнении работ в интересах российского работодателя.

НДФЛ и взносы с доходов дистанционщиков

Пока сотрудник не утратил статус резидента РФ, налог за него необходимо платить в общем порядке. И не важно в какой стране он находится. Физлица-резиденты платят НДФЛ как с доходов от источников в России, так и за ее пределами (ст 209 НК РФ). При этом доходы резидентов стран ЕАЭС с первого дня трудоустройства облагаются в России по ставке 13% (ст 73 Договора о Евразийском экономическом союзе от 29.05.2014).

Физические лица — налоговые резиденты РФ, получающие доходы от источников, находящихся за пределами РФ, исчисление, декларирование и уплату НДФЛ производят самостоятельно по завершении налогового периода.

Нерезиденты платят налог только с доходов от источников в России. Если такой сотрудник оказывает услуги за границей, то НДФЛ с вознаграждений в его пользу удерживать не нужно. Поскольку для целей налогообложения они не относятся к доходам, полученным от источников в нашей стране (письмо Минфина от 05.07.2017 № 03-04-06/42976).

Что касается страховых взносов, то если дистанционный работник является иностранцем, выплаты в его пользу будут облагаться страховыми взносами, только если местом его работы является территория РФ.

Если же он трудится за границей, выплаты в его пользу страховыми взносами не облагаются. Это подтвердил Минфин России в письме от 13.07.2018 № 03‑15‑06/48881.

В нем финансисты указали следующее: "Учитывая, что иностранный гражданин, осуществляющий деятельность за пределами России, не проживает (не пребывает) на территории РФ, то есть не относится к лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию, суммы выплат и иных вознаграждений, производимых российской организацией в его пользу за работу за пределами территории РФ, обложению страховыми взносами не подлежат".

На выплаты в пользу дистанционных работников — граждан РФ, работодатель должен начислять страховые взносы независимо от того, где трудятся эти работники: в России или за границей.

Возникает ли у компании обособленное подразделение, если на работу принимается дистанционный работник?

Нет. Для целей применения налогового законодательства обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца) (п 2 ст 11 НК РФ).

Можно заметить, что определение понятия обособленного подразделения отличается от понятия дистанционной работы (мы рассматривали в начале статьи).

Дистанционная работа осуществляется вне какого-либо подразделения работодателя и вне стационарного рабочего места.

Должен ли работодатель по основному месту работы платить пособие декретнице, которая дистанционно трудится на второй работе по внешнему совместительству?

Нет, внешнее совместительство с неполным рабочим днем или на дому не повлияет на отпуск по уходу за ребенком.Право на пособие при этом теряется (ст 256 ТК РФ).

Сообщать о трудоустройстве основному работодателю не нужно, за исключением случая, когда основное место работы декретницы - госслужба. НДФЛ и страховые взносы за дистанционного сотрудника перечисляются по месту учета организации (письмо Минфина от 01.12.2014 № 03-04-06/61300).